Privacybeleid

Art.1 Vertrouwelijkheidsregels

De Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming van 27 april 2016 ( = AGV, van toepassing sinds 25 mei 2018) legt strikte regels en voorwaarden op aan ondernemingen bij de verwerking van persoonsgegevens van hun klanten en dit om hun privacy te beschermen (Verordening EU 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG).

Met deze privacyovereenkomst wil Masterbill professionals duidelijke en nauwkeurige informatie verstrekken over de verwerking van hun persoonlijke gegevens.

Wie zijn wij ?

Art.2 De Verwerkingsverantwoordelijke

De “Verwerkingsverantwoordelijke” van uw persoonsgegevens is de volgende rechtspersoon, hierna “MASTERBILL – PROXIMEDIA” genoemd:

PROXIMEDIA SA, met maatschappelijke zetel te 1070 Brussel, Marie Curiesquare 20, 1070 Brussel, waarvan het ECB-nummer 468 561 072 is.

Art.3 De functionaris voor gegevensbescherming en gegevensbeheerder

Elk van onze klanten kan te allen tijde contact opnemen met de functionaris voor de gegevensbescherming voor vragen over de verwerking van hun persoonsgegevens en de uitoefening van hun rechten die de AVG hem verleent op het volgende adres: info@masterbill.be

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Art.4 Rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking

Masterbill mag uw persoonsgegevens enkel verwerken voor legitieme en noodzakelijke doeleinden (art. 6 van het GDPR):

  • Voor de uitvoering en de naleving van de dienstverleningsovereenkomst afgesloten tussen de professional en Masterbill;
  • Voor de goede werking van de onderneming;
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die in het kader van de zakenrelatie aan het bedrijf worden opgelegd (bv. met betrekking tot belastingen, boekhouding, contractuele aansprakelijkheid, enz.)

Art.5 Doel van de gegevensverwerking

Masterbill verwerkt uw persoonlijke gegevens, al dan niet in elektronische vorm, voor legitieme doeleinden in het kader van contractuele relaties, zaken en veiligheid/beveiliging.

Deze doeleinden omvatten, maar zijn niet beperkt tot, de volgende:

  • Verzoeken om informatie, aanbiedingen en vooruitzichten: Deze collectie is in de eerste plaats bedoeld om uw verzoeken om informatie over onze producten en diensten (catalogusaanvragen, prijsaanvragen, offerteaanvragen, verzoeken om algemene informatie) te kunnen beantwoorden.
  • Communicatie aan klanten bij de uitvoering van het contract: Wij kunnen uw informatie gebruiken om met u te communiceren en deze communicatie als een integraal onderdeel van onze dienstverlening beschouwen. Wij kunnen uw e-mailadres en postadres gebruiken om u te informeren over nieuwe producten, aanbiedingen en incidentele aanbiedingen van derden die voor u interessant kunnen zijn. Als u deze aanbiedingen niet wenst te ontvangen, kunt u zich altijd uitschrijven door te klikken op de link “Uitschrijven” onderaan elke e-mail.
  • Het leveren van diensten zoals: Het aanbieden van een factureringsplatform, Digitale Communicatie, Nieuwsbrief, Opleiding, Onderhoud, Helpdesk

Welke informatie verzamelen we van de klant?

Art. 6 Categorieën van persoonsgegevens

Art.6.a Algemene gegevens

Persoonsgegevens omvatten alle informatie over de klant en op basis waarvan deze kan worden geïdentificeerd.

Anonieme gegevens, waarmee de handelaar niet kan worden geïdentificeerd, worden daarom niet als persoonsgegevens beschouwd.

Om de in artikel 5 genoemde doeleinden te bereiken, omvat de verwerking van uw persoonsgegevens onder meer het volgende:

  • Gegevens met betrekking tot uw identiteit (naam, voornaam, adres, BTW-nummer, bedrijfsnummer, …);
  • Persoonlijke statusgegevens (telefoonnummer, persoonlijke e-mail,…) ;
  • Financiële gegevens (bankrekeningnummer, facturatiegegevens, …);
  • Gegevens met betrekking tot de uitvoering van het dienstencontract (voorwerp van het contract, facturatieadres, professionele gegevens, …);
  • Gegevens met betrekking tot het gebruik van elektronische apparatuur, zoals tablets (wachtwoord, loggegevens, elektronische identificatiegegevens, factuurgegevens, …);
  • Gegevens met betrekking tot de telefonische opnamen (verzoeken om informatie, …);
  • • Gegevens met betrekking tot het einde van het dienstencontract (reden van de opzegging, einddatum van het contract, maandelijkse betalingen, vergoedingen, …

Art.6.b Gevoelige gegevens

De verwerking van persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, alsmede de verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijke persoon, gegevens betreffende het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon zijn verboden.

Masterbill verbindt zich ertoe dit verbod strikt na te leven.

Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Met wie delen we uw gegevens?

Art.7 Bronnen en oorsprong van persoonsgegevens

Wanneer de contractuele relatie begint, is het waarschijnlijk dat de initiële gegevens van de klant zelf afkomstig zijn.

Gedurende de contractperiode dient u Masterbill meer informatie te verstrekken, inclusief communicatie over uw behoeften en wensen om een succesvolle afronding van de diensten te garanderen.

Indien u niet van plan bent om de wettelijk vereiste informatie te verstrekken of indien u bezwaar maakt tegen de bewaring en/of noodzakelijke verwerking, kunt u het bepaalde voordelen verliezen en/of kan Masterbill besluiten het dienstencontract ten nadele van u te beëindigen.

Gedurende de contractperiode kan Masterbill ook persoonsgegevens over u ontvangen of aanmaken.

Art.8 Toegang tot persoonsgegevens

Intern gebruik

Uw persoonlijke gegevens kunnen worden meegedeeld aan:

  • De IT-afdeling;
  • De productieteams;
  • De installatieteams van het geleverde materiaal;
  • De onderhoudsteams van de diensten;
  • De klantenservice;
  • De juridische en invorderingsafdeling;
  • De backoffice;
  • De verschillende managers die de dienstverlening moeten uitvoeren.

Extern gebruik

Voor bepaalde legitieme redenen kunnen de persoonsgegevens van onze klanten door derden worden verstrekt of zelfs verwerkt.

Masterbill zorgt ervoor dat zijn onderaannemers de AGV-regelgeving naleven.

De gegevensverwerking door deze laatsten is onderworpen aan een strikt juridisch kader.

Met dien verstande dat de werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van bovengenoemde dienstverleners of instellingen, en de geselecteerde gespecialiseerde dienstverleners, het vertrouwelijke karakter van deze gegevens moeten respecteren en deze alleen mogen gebruiken in overeenstemming met de instructies van Masterbill.

Art.9 Bewaartermijn van de gegevens

Masterbill zet de nodige maatregelen in om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens worden bewaard voor de hierboven beschreven doeleinden en dat de wettelijke termijnen niet overschrijden.

Art.10 Geautomatiseerde besluitvorming

Masterbill stelt als principe om geen beslissingen te nemen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde gegevensverwerking wanneer de juridische gevolgen van de beslissing te grote gevolgen voor onze klanten kunnen hebben.

Wat zijn uw rechten?

Art.11 Rechten van de klanten

Masterbill verbindt zich ertoe passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de veiligheid van de verwerking van de persoonsgegevens van elk van zijn klanten te waarborgen (art. 32 van de AVG).

11.a Recht op toegang (artikel 15 van de AVG)

Masterbill verleent elke klant het recht op toegang tot zijn eigen persoonsgegevens en het recht om deze te verkrijgen of er een kopie van te maken voor zover dit redelijk is.

11.b Recht op rechtzetting (art. 16 van de AVG)

Masterbill kent de mogelijkheid toe voor zijn klanten om een rechtzetting van foutieve gegevens aan te vragen en te vragen deze aan te vullen zoals ze moeten zijn.

11.c Recht om te worden vergeten (art. 17 van de AVG) en recht op beperking van de verwerking (art. 18 van de AVG)

Masterbill verbindt zich er in het bijzonder toe om in de volgende gevallen de verwijdering van zijn persoonsgegevens aan zijn klanten toe te staan:

  • Gegevens die zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt;
  • De klant maakt bezwaar tegen de verwerking;
  • De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt. Inclusief de beperking van de verwerking in de volgende gevallen, maar niet gelimiteerd tot: De klant betwist de juistheid van de gegevens en de verwerkingsverantwoordelijke heeft tijd nodig om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
  • De verwerking is onwettig en de klant vraagt niet om de verwijdering van zijn persoonsgegevens, maar om een beperking van het gebruik ervan;
  • De verwerkingsverantwoordelijke heeft de persoonsgegevens niet langer nodig in de contractuele relatie, maar ze zijn nog steeds noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van wettelijke rechten;
  • De klant heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking.

11.d Kennisgeving

Masterbill verbindt zich ertoe om elke ontvanger aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt in kennis te stellen van elke rechtzetting (4.2) of verwijdering (4.3) van persoonsgegevens, of van elke beperking van de verwerking (4.4), tenzij een dergelijke mededeling onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vergt.

11.e Recht op gegevensoverdracht (artikel 20 van de AVG)

Kopieën van persoonsgegevens mogen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en digitaal formaat aan de klant zelf of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden verzonden, indien de gegevens reeds gedigitaliseerd zijn, een verzending technisch mogelijk is en de klant hierom schriftelijk heeft verzorgt.

In bovengenoemde gevallen blijft het recht op het verwijderen van de gegevens van toepassing.

11.f Recht op bezwaar (art. 21 en 22 van de AVG)

Masterbill wil te allen tijde luisteren naar de klant en zijn recht om zich te verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens, om redenen die verband houden met zijn specifieke situatie.

In dit geval zal Masterbill analyseren of het wenselijk is om de verwerking van persoonsgegevens onmiddellijk stop te zetten, tenzij er legitieme en dwingende redenen zijn voor de verwerking die prevaleren op de belangen, rechten en vrijheden van de betrokken klant, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van wettelijke rechten.

11.g Termijn

Elke aanvraag op grond van de punten 11.a tot 11.f is van kracht binnen een maand na ontvangst van de aanvraag.

11.h Recht om een klacht in te dienen (art. 77 van de AVG)

De klant heeft te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de privacycommissie indien hij van mening is dat de verwerking van zijn persoonsgegevens een inbreuk vormt op de AVG.

Wat is onze verbintenis?

Art.12. Onze verbintenis

  • Masterbill heeft tot doel beveiligingstechnieken te implementeren om opgeslagen klantengegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, ongepast gebruik, wijzigingen, onwettige of accidentele vernietiging en onbedoeld evenredige inspanningen.
  • Masterbill blijft zijn procedures versterken naarmate nieuwe technologieën beschikbaar komen en binnen evenredige inspanningen.
  • Masterbill streeft naar optimale transparantie;
  • Masterbill verbindt zich ertoe om conforme diensten te leveren en dit zonder extra kosten voor onze klanten;
  • Masterbill zet zich in om onze klanten hierover correct te informeren;
  • Masterbill zal onze contactpersonen om hun uitdrukkelijke toestemming vragen om hen onze nieuwsbrief, promotie-e-mails of andere marketingactiviteiten te sturen.

Art.13 Procedure bij inbreuken

Het is altijd mogelijk dat persoonsgegevens die in het kader van de contractuele relatie worden verwerkt in verkeerde handen vallen als gevolg van menselijke fouten, computerfouten, enz. De manager moet zo spoedig mogelijk zijn directe chef en de functionaris voor gegevensbescherming op de hoogte stellen en daarbij zoveel mogelijk informatie verstrekken (feiten, omstandigheden, enz.).

Indien de inbreuk een hoog risico oplevert voor de rechten en vrijheden van de klant, zal Masterbill de betrokken klant onmiddellijk op de hoogte brengen van de feiten en maatregelen.

Masterbill zal ervoor zorgen dat de nodige stappen worden ondernomen om de privacycommissie van de inbreuk in kwestie op de hoogte te brengen binnen 72 uur na kennis te hebben genomen van de inbreuk, tenzij de inbreuk geen hoog risico vormt voor de rechten en vrijheden van de klant. (Art. 32-34 van de AVG).

Uw Toestemming:

Art. 14 Toestemming

De klant dient zijn uitdrukkelijke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming te geven voor de verwerking van persoonsgegevens door Masterbill zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

De klant heeft het recht om zijn toestemming te allen tijde, op eenvoudig schriftelijk verzoek, in te trekken onder voorbehoud dat hij de gevolgen ervan aanvaardt.

Zoals reeds vermeld in artikel 7, wordt eraan herinnerd dat indien de klant de gegevens niet verstrekt die hij krachtens de wet of de overeenkomst moet meedelen of als hij zich verzet tegen een bewaring en/of een noodzakelijke verwerking, de klant bepaalde voordelen kan verliezen en/of Masterbill kan beslissen om de overeenkomst die hen bindt te beëindigen ten nadele van de wederpartij.

Masterbill behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen.

Meld je
aan voor onze nieuwsbrief

Abonneer u op de nieuwsbrief Masterbill op de hoogte blijven van nieuws.